workflixx Document Reader
Manuelle Belegerfassung einfach mit KI automatisieren
Die händische Bearbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen, Werkszeugnissen und weiteren Dokumenten kostet täglich mehrere Arbeitsstunden. Doch warum kompliziert, wenn es auch einfach und effizient geht? Mit dem neuen workflixx Document Reader kann der Produktionsverbindungshandel diese Tätigkeit weitestgehend automatisieren.
Alle Vorteile im Überblick:
Wieso workflixx Document Reader?
Mithilfe von workflixx Document Reader können Dokumente auf Basis von Künstlicher Intelligenz schnell und automatisiert erfasst werden. So sparen Sie mindestens 80 % des Aufwandes von manuellen Prozessen und entlasten Ihre Mitarbeitenden von der eintönigen Datenübertragung. Im Gegensatz zu den meisten Software in diesem Bereich arbeitet workflixx Document Reader nicht positionsbasiert sondern textbasiert und kann somit nach nur kurzer Lernphase anhand individueller Dokumente fast fehlerfrei und sehr effizient digitale Dokumente klassifizieren, auslesen und in ein Zielsystem wie ein ERP übertragen.
workflixx Document Reader – Dokumente automatisiert verarbeiten
„Die hohe Nachfrage nach einem geeigneten Instrument, um wichtige Daten nicht mehr zeitintensiv abtippen, sondern direkt erfassen und verarbeiten zu können, ist uns gut bekannt“, erklärt Frederik Diergarten, Mitgründer und Geschäftsführer der PVH FUTURE LAB GmbH. „Deshalb haben wir den Markt eingehend sondiert, verschiedene Produkte miteinander verglichen und können mit dem workflixx Document Reader nun eine Lösung anbieten, welche die Anforderungen des PVH optimal erfüllt.“
Für zahlreiche Dateiformate
Das System arbeitet browserbasiert und lässt sich mit Templates einfach für regelmäßige wiederkehrende Anforderungen und Dateiformate anpassen. Einmal nach Bedarf eingestellt, erkennt das Tool beispielsweise selbstständig E-Mails, die eine Bestellung enthalten und kann aus der Nachricht selbst oder aus den enthaltenen Anhängen alle relevanten Daten automatisiert auslesen und zum Beispiel im CSV-Dateiformat ausgeben. Dasselbe gilt für Verträge, Werkszeugnisse, Transportaufträge, Belege und weitere, regelmäßig wiederkehrende Dokumente. Mit dem workflixx Document Reader sind gängige Office-Formate ebenso wie MSG-, PDF- und PNG-Dateien auslesbar. „Die Übergabe in ERP- und SAP-Systeme ist in Sekundenbruchteilen inklusive der Validierung möglich“, erläutert Frederik Diergarten weiter.
Workflows beschleunigen und vereinfachen
Ein weiterer Vorteil ist dabei, dass sich das Tool bedarfsgerecht für die Anforderungen und spezifischen Workflows des Handelsunternehmens anpassen lässt. Ein Beispiel: Entweder werden alle E-Mails, die an eine zuvor definierte Adresse eingehen, automatisch überwacht und verarbeitet – oder Mitarbeiter, die persönlich zu Bestellungen und ähnlichem angeschrieben werden, können entsprechende Nachrichten samt der Dateianhänge einfach an eine zentrale Mailadresse zur Bearbeitung weiterleiten.
Die Konditionen für den workflixx Document Reader staffeln sich abhängig vom voraussichtlich zu bearbeitenden Volumen an Dateien. Über das PVH FUTURE LAB ist das Tool zu Vorzugskonditionen und ab einer sechsmonatigen Laufzeit – statt der regulären Laufzeit von einem Jahr – verfügbar. Die Implementierung ist in wenigen Tagen möglich und kann ab sofort beginnen.
Diese Dokumente können per KI textbasiert ausgelesen werden:
So kann der Workflow aussehen:
Keyfacts
| Mindestens 80 % des Aufwandes von manuellen Prozessen bei der Übertragung von Daten einsparen
| Textbasierte Datenauslese mithilfe von Künstlicher Intelligenz für eine Vielzahl von Dokumentenarten
| Niedrige Implementierungskosten dank geringer Dokumentenanzahl für das Anlernen der bereits vortrainierten KI
In vielen Unternehmen gibt es heute noch Prozesse, bei denen Mitarbeitende Informationen aus Dokumenten manuell in ein IT-System übertragen. Gehen zum Beispiel viele Bestellungen per Mail ein, die zunächst geöffnet, geordnet, gelesen und dann in ein ERP übertragen werden müssen, bedeutet das großen Aufwand für die Beteiligten. Mithilfe der künstlichen Intelligenz von workflixx Document Reader kann bei diesen Prozessen mindestens 80 % des manuellen Aufwandes eingespart werden.
Genauso funktioniert die Automatisierung neben Bestellungen auch für viele andere Dokumentenarten wie Transportaufträge, Lieferscheine, Belege, Verträge und Werkszeugnisse. Dazu durchsucht workflixx Document Reader Mail-Postfächer und klassifiziert die E-Mails direkt nach Dokumentenart. Anschließend werden die Dateien des gesuchten Typs mithilfe von KI textbasiert ausgelesen und können oftmals direkt in das ERP-System übertragen werden. Auf Wunsch wird eine Validierung und Anreicherung der erfassten Daten durch einen Abgleich mit Ihrer Datenbank vorgenommen.
Zielgruppe: Für Händler, Lieferanten und Dritte
Vertragslaufzeit: 12 Monate, automatische Verlängerung um jeweils weitere 12 Monate
Kündigungsfrist: 3 Monate zum jeweiligen Laufzeitende
Abrechnungsart: Je nach ausgewähltem Paket (Basic, Business, Enterprise)
Umfang / Kontingent:
| Grundfunktionen – Reading, Classification, Workflow
| Zusatzfunktionen – Business (Rechte- und Rollenmodell, Regressions-Tests, System-Monitoring), Enterprise (wie Business plus Reporting und Kennzahlen)
Bonus: Im Basic Tarif schon mit 6 Monaten Vertragslaufzeit für 6.000 Dokumente
Basic Business Enterprise
Dokumente pro Jahr 12.000 Dokumente / Jahr 36.000 Dokumente / Jahre 120.000 Dokumente / Jahre
jedes weitere 0,35 € jedes weitere 0,35 € jedes weitere 0,35 €
Individuelle Anpassung Bis zu 48 Stunden inklusive; Bis zu 192 Stunden inklusive;
150 € / Stunde jede weitere 125 € / Stunde jede weitere 125 € / Stunde
Kosten pro Jahr 5.700 € / Jahr 16.600 € / Jahr 44.900 € / Jahr
4.400 € / 6 Monate + Zusatzdokumente + Zusatzdokumente
Templates 20 30 50
Zusatzfunktionen – Rechte- und Rollenmodell, Rechte- und Rollenmodell,
Regressions-Tests, Regressions-Tests,
System-Monitoring System-Monitoring
+ jede weitere Instanz 1.600 € + jede weitere Instanz 1.400 €
Kosten weitere Templates 120 € / Template 120 € / Template 99 € / Template
Document Reader Postfach 42 € / Jahr 42 € / Jahr 42 € / Jahr
(3,50 € / Monat) (3,50 € / Monat) (3,50 € / Monat)
Jährliches Upgrade 24.000 Dokumente 60.000 Dokumente 120.000 Dokumente
pro Paket 6.960,00 € (0,29 €) 16.800,00 € (0,28 €) 32.400,00 € (0,27 €)
statt 8.400,00 € statt 21.000,00 € statt 42.000,00 €
Postfachverwaltung
Kosten pro Jahr 2.900 € / Jahr
30.000 Dokumente pro Jahr, jedes weitere 0,05 €
Individuelle Anpassungen 150 € / Stunde
Anbindungsgebühr
Einmalig 199,00 €
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Mw
workflixx
Catch Talents
workflixx Catch Talents ist das mächtigste HR-Tool mit künstlicher Intelligenz, das zu eingestellten Jobangeboten die idealen Bewerber findet.
workflixx
Dokuneo
workflixx Dokuneo ist das ideale Dokumentenmanagement-System für den PVH und ermöglicht eine durchgängige digitalisierte Ablage aller kundenspezifischer Dateien.
workflixx
Craftboxx
workflixx Craftboxx ist die App zur Koordinierung von Aufgaben und Ressourcenmanagement in Handwerksbetrieben als Provisionsmodell für den Vertrieb.
workflixx
Eye Assist
workflixx Eye Assist ermöglicht digitale Barrierefreiheit auf Webseiten mit vielen Funktionen für betroffene, aber zahlungskräftige Zielgruppen.
